美容室の問い合わせ返信をAIに丸投げするのではなく、店舗が確認した事実を固定し、文章の整理だけをChatGPTに任せるためのテンプレートです。お客様の氏名・電話番号・施術履歴などの個人情報は入力せず、送信前に必ず人が確認します。
最初に付ける共通指示
次の事実だけを使い、分からない内容は推測せず「確認が必要」と残してください。丁寧で短い日本語にし、予約を強く迫らないでください。個人名や連絡先は出力しないでください。
1. 空き状況の案内
「候補日時、必要なメニュー時間、予約URLを使い、空き状況を3候補以内で案内する返信文を作ってください。」
2. 料金の概算案内
「確定料金ではなく概算であること、髪の状態で変わること、確認済みの価格帯を含めて簡潔に説明してください。」
3. 初回来店前の案内
「場所、来店時間、事前に共有してほしい内容を箇条書きにし、初めての方が不安にならない表現にしてください。」
4. ブリーチ履歴の確認
「過去のブリーチ、黒染め、縮毛矯正、ホームカラーの時期を順番に質問する文を作ってください。施術可否は断定しないでください。」
5. メンズ眉の所要時間案内
「確認済みの所要時間と料金だけを使い、初めてでも利用できることを短く案内してください。」
6. 遅刻時の案内
「確認済みの遅刻ルールを使い、施術内容を変更する可能性と到着見込みを返信してほしい旨を、責めない表現で伝えてください。」
7. 予約変更の案内
「変更可能な候補日時と手続き方法を案内し、元の予約がどう扱われるかを明確にしてください。」
8. キャンセル規定の説明
「店舗が確認した規定を省略せず、感情的な表現を使わずに説明してください。」
9. 施術後のホームケア案内
「担当者が確認したケア方法だけを使い、やること・避けること・不明時の連絡先に分けてください。」
10. 文章で判断できない相談
「写真または来店時の確認が必要であることを説明し、無理に結論を出さず相談方法を案内してください。」
送信前チェック
- 価格、日時、URLが最新か
- できない施術を約束していないか
- 個人情報が残っていないか
- キャンセル条件を変えていないか
- 相手の質問に直接答えているか
最初は自動送信せず、下書き作成だけに使います。修正が少ない用途から定型文へ移すと、安全に時間を減らせます。